初めまして!
現在講座、オンラインサロンの運営を行っています。
お問い合わせ対応や顧客管理をお願いしたいと考えているのですが、、、
今まですべて自分でやっていたため他の方に事務代行をお願いしたことがなく、具体的なイメージが出来ていません。
具体的にはどんな感じでお仕事を勧めるのでしょうか?

先日こんなお問い合わせをいただきました!

正直…人に仕事を頼むって結構ハードルが高いですよね。
どんな準備が必要なのか分からないから一歩が踏み出せないという方も多いと思います。

ということで、メール対応・顧客管理を頼む際の準備について簡単にご紹介したいと思います!

お問い合わせ対応を依頼する際に必要なこと

1.使用するメールアドレスの設定の提供が必要です

普段Gmailを利用していますが、独自ドメインのメール(info@atashinchi.comみたいなやつ)の場合は、Gmailでメール内容を取り込むことができるので、メールアドレス・PW・SMTPサーバー・POPサーバーの情報を教えていただきます。こちらでメールの送受信ができればOKです。

Gmailの場合…

Gmailを使用する場合は、今はセキュリティがめちゃ厳しくて、普段と違うアクセス場所やデバイス(スマホやパソコンのこと)だとセキュリティチェックが入ってしまって使うことができません。

そのため、事前に作業タイミングを合わせて、セキュリティコードを入力してもらって、こちらでアドレスを使えるようにするという作業が必要です。

2.メール内容のテンプレートがあれば共有してください

例えば、講座のご案内のメール、入金案内のメールなどなど、大抵の場合テンプレートを作られているかと思いますので、そちらのテンプレートを共有してください。テンプレートを作っていなくても、該当する内容のメール文章をお送りください。

3.テンプレート内の内容は、アレンジを加えつつ対応していきます

テンプレート内の内容は、アレンジを加えつつ対応していきます
テンプレート内の内容は基本的にその内容に沿ってメールを送ります。追記が必要な場合は、その都度臨機応変に対応しています。

但し、クレームなどイレギュラー対応の場合は、クライアントさんに問い合わせて対応方法を仰ぎます。

ヨリメグ

ちなみに、LINE公式アカウントの対応をお願いする場合は、
公式アカウントに管理をお願いしたい人の個人LINEのIDを管理人申請をする必要があります

顧客管理の場合

Googleスプレットシートを利用する

管理ツールなどを使用されている場合はそちらを使用しますが、既存で使用しているものがなく一から作らないといけない場合は、Googleスプレットシートで一覧表を作成して、そちらで管理していきます。スプレットシートの良いところは、共有しやすいところ。入金管理表なども必要ならば顧客管理表と同じシートで作って、共有できるようにしていきます。

普段のやり取りは、お好みのツールで

通常の連絡のやり取りは、

  • チャットワーク
  • Facebookメッセンジャー
  • メール

が多いです。

LINE公式アカウントでのやり取りも可能ですので、ご相談いただければと思います。(個人LINEでのやり取りはお断りさせていただいております)